Office Specialist*

Mit rund 6.300 Mitarbeitern und zahlreichen Produktionsstandorten im In- und Ausland sowie 1,58 Mrd. Euro Umsatz gehören wir zu den führenden Unternehmensgruppen für Farben, Lacke, Bautenschutz und energiesparende Wärmedämm-Verbundsysteme in Europa mit Sitz im Rhein-Main-Gebiet. Im Profi- und auch DIY-Geschäft sind wir mit unseren bekannten Marken Caparol und Alpina Marktführer.

Zur weiteren Verstärkung unseres Office Excellence Centers suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Office Specialist*

In dieser Rolle ist Homeoffice und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands an insgesamt 9 Tagen/Monat möglich (auf Basis einer Vollzeittätigkeit).

Das erwartet dich:

• Du bietest administrativen Support für Führungskräfte im mittleren Management und trägst zur reibungslosen Abwicklung aller anfallenden Geschäftsprozesse bei.
• Du koordinierst und organisierst Meetings und Veranstaltungen und sorgst für deren reibungslosen Ablauf von A bis Z - von der Terminplanung, über die Einladung der Teilnehmer bis hin zur Ausstattung der Räume.
• Du stellst die Einhaltung von Richtlinien und Ablaufprozessen sicher und gewährleistest die Datenintegrität und Vertraulichkeit.
• Du bereitest Präsentationen, Agenden, Entscheidungsvorlagen und Protokolle vor und führst Follow-Ups zuverlässig durch.
• Du leistest professionellen Support bei administrativen Aufgaben wie Reiseplanung, Bestellanlage und Rechnungsabwicklung sowie weiteren Aufgaben gemäß Servicekatalog.

Das bringst du mit:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ggf. eine Weiterbildung im Bereich Business Administration oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst idealerweise über Zusatzqualifikationen wie Microsoft Office Specialist, Projektmanagement oder KVP bzw. Office Excellence.
• Du hast Erfahrung im Umgang mit Bestellanforderungen und Rechnungsfreigaben sowie im Reisemanagement.
• Du zeigst eine strukturierte und systematisch Denk- und Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Zuverlässigkeit.
• Du zeichnest dich durch starke Kommunikationsfähigkeiten, organisatorisches Talent und die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit in Teams aus.
• Du bist offen für permanente Weiterbildung im modernen Office Management, z.B. im Hinblick auf Systeme, Tools und Workflows.
• Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie idealerweise über Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache.

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