Erstellt am 13. Mai 2026
Office Manager/in (m/w/d)
VitaForst International Management of Forest & Landscape e.K.
Zülpich, Nordrhein-Westfalen 53909, Germany
Vollzeit
Reference: 360490486
In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:
Allgemeine Büroorganisation:
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
Personalverwaltung:
Datenverwaltung und -dokumentation:
Digitalisierung und Prozessmanagement:
Unterstützung des Teams:
Business Development:
Allgemeine Büroorganisation:
- Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
- Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
- Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
- Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
- Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
- Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
- Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
Personalverwaltung:
- Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
- Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
- Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
Datenverwaltung und -dokumentation:
- Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
- Archivierung von Dokumenten und Akten
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
Digitalisierung und Prozessmanagement:
- Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
- Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
Unterstützung des Teams:
- Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
- Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
Business Development:
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
- Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc.
- Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
- Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
- Strategische Denk- und Handlungsweise
- Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
- Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
- Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
- Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung
