Personal Assistant / Executive Assistant (f/m/d)

Als Personal Assistant / Executive Assistant to Founders (m/w/d) unterstutzt du unsere Grunder im beruflichen und privaten Alltag und sorgst dafur, dass sie sich auf die Themen konzentrieren konnen, bei denen sie den groten Impact haben.

Du bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle und haltst beiden Grundern in vielen operativen, administrativen und kommunikativen Themen den Rucken frei. Dabei arbeitest du strukturiert, diskret und vorausschauend und behaltst auch dann den Uberblick, wenn viele Themen parallel laufen.

In dieser Rolle geht es nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten. Du denkst mit, priorisierst, erkennst Muster, bereitest Entscheidungen vor und schaffst Strukturen, die den Alltag der Grunder spurbar einfacher machen. Du bist neugierig darauf, wie sich wiederkehrende Aufgaben durch bessere Prozesse, smarte Tools und AI-Unterstutzung vereinfachen oder automatisieren lassen.

DEINE MISSION

• Du unterstutzt beide Grunder im Tagesgeschaft und sorgst dafur, dass operative, administrative und organisatorische Themen zuverlassig erledigt werden.
• Du ubernimmst die Strukturierung und Priorisierung von E-Mails, Nachrichten, Aufgaben und Follow-ups und stellst sicher, dass wichtige Themen rechtzeitig gesehen, vorbereitet oder weitergeleitet werden.
• Du managst komplexe Kalender, koordinierst Termine und achtest darauf, dass Meetings, Fokuszeiten, private Verpflichtungen und wiederkehrende Routinen sinnvoll miteinander vereinbar sind.
• Du bereitest Abstimmungen, Check-ins und Wochenruckblicke vor, haltst offene Punkte nach und sorgst dafur, dass Entscheidungen effizient getroffen werden konnen.
• Du koordinierst interne und externe Termine mit Teams, Geschaftspartnern, Dienstleistern und privaten Kontakten.
• Du bereitest relevante Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor, damit die Grunder in Terminen gut ausgestattet und immer handlungsfahig sind.
• Du unterstutzt bei administrativen Themen wie Rechnungen, Belegen, Dokumenten, Ablagen, Reiseorganisation, Terminvereinbarungen und weiteren Organisationsaufgaben.
• Du behaltst Aufgaben, Fristen und Follow-ups im Blick und sorgst dafur, dass nichts Wichtiges verloren geht.
• Du ubernimmst wiederkehrende Routinen ebenso zuverlassig wie spontane Ad-hoc-Aufgaben und findest pragmatische Losungen, wenn kurzfristig etwas organisiert, geklart oder nachgehalten werden muss.
• Du hilfst dabei, bestehende Ablaufe zu strukturieren, zu vereinfachen und kontinuierlich zu verbessern.
• Du bringst aktiv Ideen ein, wie wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung, AI-Tools oder bessere Prozesse effizienter gestaltet werden konnen.

Dein PROFIL

• Du sprichst flieend Deutsch und Englisch
• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell - schriftlich wie mundlich - und kannst souveran mit internen Teams, externen Partner, Dienstleister und privaten Kontakten umgehen.
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager, Founder Associate oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gesammelt.
• Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlassig und eigenverantwortlich und hast Freude daran, Ordnung in viele unterschiedliche Themen zu bringen.
• Du hast ein gutes Gespur fur Prioritaten und erkennst schnell, welche Themen dringend, wichtig oder delegierbar sind.Du bist absolut diskret und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist pragmatisch, losungsorientiert und hands-on. Du wartest nicht darauf, dass dir jeder Schritt erklart wird, sondern denkst mit und findest heraus, was gebraucht wird.
• Du hast ein sehr gutes Auge fur Details, ohne dich darin zu verlieren. Du weit, wann Genauigkeit wichtig ist und wann eine schnelle, pragmatische Losung gefragt ist.
• Du bist flexibel und behaltst auch bei kurzfristigen Anderungen, spontanen Aufgaben oder unklaren Situationen den Uberblick.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools fur E-Mail, Kalender, Aufgabenmanagement, Dokumentenablage und Kommunikation.
• Du bist AI-affin, neugierig und hast Lust, neue Tools auszuprobieren, wiederkehrende Ablaufe zu hinterfragen und sinnvolle Automatisierungen aufzubauen.
• Du bringst ein hohes Ma an Eigenverantwortung mit und mochtest eine Rolle aktiv mitgestalten, statt nur Aufgaben auf Zuruf zu erledigen.
• Du hast Freude daran, im direkten Umfeld von Grundern zu arbeiten und durch exzellente Organisation echten operativen Impact zu schaffen.

OUR PITCH

• #empathyculture: Werde Teil unseres internationalen Teams mit Scale-up-Atmosphare, in dem du als Mensch wirklich zahlst und deine Ideen und deine Arbeit echten Impact haben.
• #worklifeinbalance: Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und familienfreundlich. Deine Hauptarbeitszeit verbringst du im Office, aber du kannst auch gerne ab und zu von zuhause arbeiten.
• #personaldevelopment: Wir unterstutzen dich in deiner personlichen und beruflichen Entwicklung, z.B. durch individuelle Trainingsprogramme, Workshops oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen.
• #compensationpackage: Erhalte ein attraktives Vergutungspaket und eine betriebliche Altersvorsorge mit 20% Arbeitgeberzuschuss.
• #wunderoffice: Arbeite in unserem brandneuen Buro in Berlin (Hackescher Markt) mit ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatzen, Detox-Room, Spielzimmer, Dachterrasse sowie Obst und Getranken auf uns.
• #welovetohavefun: Feiere mit uns auf unserer jahrlichen Sommer- oder Winterparty und bei regelmaigen After-Work-Treffen und powere dich in unserem Office bei Yoga, Tischkicker und Tischtennis aus.
• #morebenefits: Eine vergunstigte Mitgliedschaft beim Urban Sports Club? Attraktive Rabatte bei FutureBens? Ein Jahresticket fur den Nahverkehr? - Bekommst du bei uns! - und noch vieles mehr!