(Sr.) Executive Assistant (m/w/d) - Management Support auf C‑Level

Occhio ist Marktführer im Bereich hochwertiger Designleuchten und eine der führenden Premium-Marken Deutschlands. Unsere Produkte stehen europaweit für ikonisches Design, herausragende Lichtqualität und maximalen Joy of Use . Mit Leidenschaft, Präzision und Stil gestalten wir die Zukunft des Lichts.

Zur Verstärkung unseres Management-Teams suchen wir ab sofort eine erfahrene, souveräne und hochgradig eigenständige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). In dieser Schlüsselrolle unterstützt du die Geschäftsführung professionell, effizient und vertrauensvoll - und sorgst dafür, dass alle organisatorischen und strategischen Abläufe reibungslos funktionieren.

Deine Verantwortung - im Zentrum unserer "Culture of Light"

• Eigenständige Assistenz der Geschäftsführung (Executive Assistant) sowie professionelle Organisation des gesamten Tagesgeschäfts im Executive Office
• Priorisierung und Koordination geschäftlicher sowie - bei Bedarf - einzelner privater Anliegen der Geschäftsführung, inklusive zuverlässigem C-Level-Support
• Planung, Abstimmung und Verwaltung komplexer Kalender, Management-Termine und hochpriorisierter Meetings
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Meetings auf Executive-Level
• Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen sowie effizientes, strukturiertes Daten- und Dokumentenmanagement
• Organisation anspruchsvoller Geschäftsreisen (Travel Management) inklusive Reiseplanung, Logistik, Visa-Prozessen und vollständiger Reisedokumentation
• Fristgerechte Vorbereitung und Einreichung von Reise- und Spesenabrechnungen sowie Zeitnachweisen
• Identifikation, Analyse und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in Abläufen, Tools und internen Systemen
• Verantwortung für betriebliche Themen wie Onboarding-Prozesse und übergreifende organisatorische Abläufe im Management-Umfeld
• Organisation von Team-Events, Offsites und internen Initiativen zur Förderung der Unternehmenskultur

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder Office Manager:in - idealerweise im Premium-, Design-, Architektur- oder Lifestyle-Segment
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Management, Kommunikation oder vergleichbarer Qualifikatio
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
• Sehr gute PC- und Softwarekenntnisse (Microsoft Office, digitale Collaboration-Tools)
• Herausragende Organisations- und Strukturierungsfähigkeiten
• Starke Priorisierungsfähigkeit in komplexen Situationen und ein souveräner Umgang mit wechselnden Anforderungen
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und absolute Diskretion
• Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Eine positive, offene Haltung und echtes Growth Mindset

Was wir dir bieten - premium, inspirierend, wertschätzend

• Arbeiten mit einer der führenden Designmarken Europas
• Hochwertiges Arbeitsumfeld mit modernster Lichttechnologie & anspruchsvoller Kundschaft
• Strukturierte Einarbeitung & kontinuierliche Weiterentwicklung (z.B. Occhio Academy, Sprachkurse, Trainings)
• Attraktive Zusatzleistungen: JobRad, Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterkonditionen für Occhio Leuchten
• Teamevents & Sportangebote im Münchner HQ
• Ein motiviertes, designaffines Team & eine faire Vergütung

Werde Teil unserer - Culture of Light!

Ansprechpartner

Laura Rohe