Team Assistant (m/w/d)

Overview

(Team) Assistant (m/w/d)

Work location : Hybrid - 3 days per week in the Berlin office

Standort: Hybrides Arbeiten (mit ggf. Reisebereitschaft je nach Team-Bedarf) Berichtet an: General Manager Vertragsart: Unbefristet / Vollzeit

Rollenubersicht

In dieser Schlusselposition fungieren Sie als unverzichtbare Stutze fur die Geschaftsfuhrung und die strategischen Fachabteilungen. Sie bringen durch Ihre langjahrige Erfahrung Ruhe und Struktur in dynamische Prozesse. Als proaktive/r Projektkoordinator/in optimieren Sie operative Ablaufe und managen interne sowie externe Stakeholder souveran.

Responsibilities

Ihre Hauptaufgaben

• Kalendermanagement: Eigenverantwortliche Planung und Priorisierung Terminkalender sowie die Organisation nationaler und internationaler Reisen.
• Meeting-Management: Effiziente Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von (Fuhrungs-)Meetings, inklusive Agenda-Setting und Protokollfuhrung.
• Kommunikationsdrehscheibe: Proaktives Management der Korrespondenz sowie Funktion als zentraler Ansprechpartner fur interne Abteilungen und externe Partner.
• Projekt-Tracking: Unterstutzung bei der Uberwachung von Workstreams, Fristen und operativen Kennzahlen (KPIs).
• Intercompany Relations: Aktive Pflege der Beziehungen zwischen den verschiedenen Konzerngesellschaften (Intercompany), um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.

• Schnittstelle Event/Leadership: Sie agieren als erste/r Ansprechpartner/in und organisatorisches Bindeglied zwischen dem Eventmanagement und dem Leadership-Team.
• Veranstaltungs-Organisation: Unterstutzung bei der Organisation von Veranstaltungen, von der logistischen Planung bis zur operativen Umsetzung vor Ort.
• Event-Management: Organisation von (virtuellen) Workshops, Team-Events und Schulungen inklusive Location-Suche und Vor-Ort-Betreuung.

• Budget & Controlling: Unterstutzung bei der Budgetplanung sowie kontinuierliches Tracking der Ausgaben (P&L Support).
• Beschaffungswesen: Erstellung von Purchase Orders (POs), Rechnungsprufung und Vendor-Management.
• Prozessoptimierung: Identifikation von Prozesslucken und eigenstandige Entwicklung neuer Ablaufe zur Effizienzsteigerung.

Qualifications

Ihr Profil

• Berufserfahrung: Mehrjahrige, fundierte Erfahrung (idealerweise 10+ Jahre) in einer vergleichbaren Assistenz- oder Projektkoordinationsfunktion.
• Branchenkenntnis: Gutes Verstandnis fur die Strukturen im Gesundheitswesen oder Life-Science-Bereich.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• IT-Affinitat: Sicherer Umgang mit MS Office, Google Workspace sowie modernen Kollaborations-Tools (Zoom, Teams).
• Personlichkeit:
  • Proaktivitat: Sie denken stets einen Schritt voraus, erkennen Bedarfe eigenstandig und handeln losungsorientiert ("Self-Starter").
  • Souveranes Auftreten, hohe Diskretion und ausgepragtes Organisationstalent unter Zeitdruck.
  • Teamplayer-Mentalitat in einem multikulturellen Umfeld.