Assistant to Office Manager

Company Description

Wir sind Publicis Re:Sources - das Shared-Service-Center der Publicis Groupe. Als einziges Full- Shared-Service-Center der Branche sind wir das Ruckgrat der Publicis Groupe und ermoglichen es den Gesellschaften der Publicis Groupe in der DACH-Region, das zu tun, was sie am besten konnen: Innovation und Transformation fur ihre Kunden.

Overview

Wir suchen fur unseren Standort in Dusseldorf/Koln zum nachstmoglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit eine*n

Assistant to Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Vertretung und rechte Hand der*s Office- / Site Managers fur die Standorte Dusseldorf und Koln
• Training und Anleitung sowie Kontrolle und Uberwachung der operativen Tatigkeiten unserer externen Dienstleister
• Steuerung unserer externen Dienstleister, Erstellung von Schichtplanen und Arbeitsaufgaben
• Regelmaige Begehung der Liegenschaft mit Sichtprufung aller Gebaudeteile und Einrichtungen, insbesondere die Uberwachung der Sauberkeit aller Buro- und Allgemeinflachen und des einwandfreien Zustands unserer Konferenzraume
• Sicherstellung der Einhaltung unserer Unternehmensstandards
• Sicherstellung der freien Zuganglichkeit der Flucht- und Rettungswege sowie der Feuerloscheinrichtungen
• Uberwachung und Unterstutzung bei der Buchung von Konferenzraumen, Entgegennahme von Buchungsanfragen und Pflege des Verwaltungssystems. Versand von Buchungsbestatigungen
• Point of Contact fur die Agenturen an unseren Standorten Koln und Dusseldorf
• Flachenverwaltung und Optimierung
• Eigenstandige Veranlassung von Sondermanahmen (z.B. Sonderreinigung nach Veranstaltungen)
• Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
• Brandschutz- und Ersthelfer
• Organisation von Schulungsterminen
• Mitwirkung und eigenverantwortliche Ubernahme von Sonderprojekten
• Erstellen und Kontrollieren von Abrechnungen, nach Einarbeitung Ubernahme der Kontrolle von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
• Technisches Interesse und gegebenenfalls Vorkenntnisse im Bereich Haustechnik und Gebaudemanagement

Responsibilities

Qualifications

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmannische Ausbildung, gerne zum/r Hotelfachfrau/fachmann oder Immobilienkauffrau/mann
• Berufserfahrung am Empfang oder im Office Management wunschenswert
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstbewusste und kommunikative Personlichkeit
• Organisationstalent sowie selbststandige, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Teamfahig, Hands-On Mentalitat

Additional Information

Als Mitglied unseres Re:Sources Teams erwarten Dich -

• ein ausgepragter Teamspirit, der Dir auch an schlechten Tag ein Lacheln ins Gesicht zaubert
• eine inspirierende Zusammenarbeit und Austausch mit Kollegen*innen aus unterschiedlichen Disziplinen, Landern und dem gesamten Netzwerk
• ein zentral gelegenes und modernes Arbeitsumfeld
• selbstverstandlich Getranke (Wasser, Kaffee, Softdrinks etc), frisches Obst
• tolle Events und Feiern, die das gesamte Team der Re:Sources aus ganz Deutschland zusammenbringen
• Auswahl an ca. 30k webbasierten Trainings und Schulungen
• weitere Benefits wie bspw. kostenloser Yoga innerhalb des Agenturnetzwerkes, Mental Health Angebote etc.

Wir wollen, dass unser Team so vielfaltig ist wie unsere Aufgaben. Unser Ziel ist eine Unternehmenskultur, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Individualitat respektiert werden und Wertschatzung erfahren.

Mehr uber uns erfahrst Du auf unserer Homepage unter www.resources-de.com

Publicis Re:Sources

a division of Publicis Lion GmbH