Office Manager

Roboyo AI is a category shaper in Applied AI and Agentic Automation. We help leading enterprises move from automation projects and AI experiments into governed, production-grade systems that execute real work across workflows, processes, products and services.

Our heritage is in scaled enterprise automation; our future is Applied AI and Agentic Automation: autonomous agents, AI engineering squads, process orchestration, data and knowledge foundations, and human-in-the-loop governance embedded deeply into how our clients operate.

We are not here to sell AI theatre. We are here to turn AI into working systems, measurable outcomes and repeatable transformation programs.

Deine Rolle - mehr als Office Management

Als Office Manager:in bist du das Herz unserer Standorte (München, Berlin, Nürnberg). Du sorgst dafür, dass der operative Alltag reibungslos läuft, Menschen sich willkommen fühlen und unser Team gerne ins Büro kommt. Du verbindest Organisation, Kommunikation und Kultur - und bist damit eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen.

Deine Aufgaben

Office Management & Administration

• Ganzheitliche Verantwortung für das Office Management an den Standorten München, Nürnberg und Berlin.

• Organisation und Koordination aller Bestellungen (Bürobedarf, Ausstattung, Services etc.)

• Posteingang und -ausgang, strukturiertes Dokumenten- und Ablagemanagement

• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten

• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende rund um organisatorische und administrative Themen

IT & Fuhrparkmanagement

• Verwaltung, Beschaffung und Inventarisierung von ITHardware (Laptops, Monitore, Zubehör etc.)

• IT Setup für "New Joiner"

• Koordination von ITDienstleistern und Supportanfragen

• Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks (Leasing, Übergaben, Rückgaben, Dokumentation)

Inside Sales & operative Unterstützung

• Unterstützung des Vertriebsteams im Bereich Inside Sales

• Administrative Pflege und Aktualisierung unserer Systeme, insbesondere Salesforce und Kantata

• Unterstützung bei Angebotsvorbereitung, Datenpflege und Reportings

Event, Team & FeelGoodManagement

• Planung, Organisation und Durchführung von internen Events, TeamEvents und StandortHighlights

• Gestaltung von Onboardings, Teamdays, Workshops, AfterWorkEvents oder kleinen OfficeMomenten, die den Alltag besonders machen

• Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und neue Kolleg:innen willkommen, gut aufgehoben und wohlfühlen

Reisetätigkeit

• Bereitschaft, mindestens zweimal pro Monat unser Büro in Nürnberg zu besuchen (nach Absprache)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einer vergleichbaren Rolle

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Ausgeprägte Service, Handson und Lösungsmentalität

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Salesforce und/oder Kantata von Vorteil

• Kommunikationsstärke in Deutsch, gute Englischkenntnisse wünschenswert

• Positive Ausstrahlung, Verlässlichkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

Privacy Notice: By applying, you consent to the processing of your personal data for recruitment purposes in line with our Privacy Policy: https://roboyo.global/data-privacy/