Property Coordinator (f/m/d)

Job Description

Als Property Coordinator (m/w/d) unterstützt du das Property Operations Management für alle deutschen Standorte im Tagesgeschäft, entwickelst unsere Prozesse weiter und stellst reibungslose Abläufe sicher - von Rechnungs- und Budgetthemen über Dienstleistersteuerung bis zur Pflege von Objekt- und Stammdaten. Du arbeitest eng mit Accounting/Finance, Controlling, Design & Construction, Site-Teams sowie internen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Deine Aufgaben

• Prozess- & Qualitätsverbesserung
  Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen Abläufen (z. B. Rechnungs- und Bestellprozesse, Datenqualität, Reporting), Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen sowie Sicherstellung einheitlicher Standards und Dokumentationen.
• Budget- & Kostencontrolling (OPEX/CAPEX)
  Unterstützung bei Planung, Erstellung und laufender Pflege/Überwachung von OPEX- und CAPEX-Budgets der in Deutschland ansässigen Gesellschaften inkl. Forecasts, Auswertungen und Abweichungsanalysen.
• Vertrags-, Dienstleister- & Objektadministration
  Administrative Unterstützung bei Verträgen, Bestellungen und Dienstleisterthemen sowie Pflege von Objekt-, Vertrags- und Stammdaten (inkl. Ablage, Fristen, Nachweisen).
• Rechnungs- & Zahlungsmanagement
  Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Erstellung, inhaltlicher Prüfung, Kontierung/Freigabe-Tracking sowie Nachverfolgung offener Posten in Abstimmung mit Accounting.
• Nebenkosten- & Abrechnungsbearbeitung
  Prüfung und Bearbeitung von Nebenkostenabrechnungen, Klärung von Rückfragen sowie Koordination mit internen Schnittstellen und externen Partnern.
• Reporting & Kommunikation
  Erstellung und Pflege regelmäßiger Übersichten/Reports (z. B. Kosten, Status, Fristen), Vorbereitung von Unterlagen sowie Koordination und Kommunikation mit internen Stakeholdern.

Dein Profil

• Betriebswirtschaftlicher Studienabschluss, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer eigenverantwortlich koordinierenden Rolle (bevorzugt in den Bereichen Property-/Facility-Management, Real Estate)
• Sehr gutes Organisationsvermögen; selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); ERP-/Rechnungsworkflow-Systeme von Vorteil
• Zahlenaffinität sowie Verständnis für Kosten, Budgets und Abrechnungsprozesse
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit; souverän im Umgang mit internen /externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse