Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für Büroorganisation und Community-Management

Ihre Aufgaben

• Im administrativen Tagesgeschäft entwickeln und implementieren Sie klare, effiziente Prozesse und schaffen verlässliche Abläufe für KIT nova.
• Im Rahmen der Büroorganisation übernehmen Sie Aufgaben in der Personalverwaltung, koordinieren Termine und fungieren als erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Partner - vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören kaufmännische Tätigkeiten wie die Übersicht über Finanzen, die Durchführung von Beschaffungsprozessen sowie Aufgaben im Rechnungswesen.
• Für Kurse, Veranstaltungen und weitere Formate koordinieren Sie die Vergabe von Räumlichkeiten und verantworten die Vorbereitung, Bereitstellung und Weiterentwicklung der KIT nova Räumlichkeiten.
• Sie treiben den Aufbau der KIT nova Community aktiv voran, planen und realisieren Angebote eigenständig und setzen Marketingmaßnahmen, Social-Media-Aktivitäten sowie die Weiterentwicklung des Brandings wirkungsvoll um.
• Als Teil des Teams übernehmen Sie eine wichtige Rolle, um mit KIT nova einen inspirierenden, attraktiven und professionellen Ort für projektbasiertes Lernen zu schaffen.

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Erfahrung in Administration, Büroorganisation, kaufmännischen Abläufen, Veranstaltungskoordination oder communitynahen Aufgaben; idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• sicherer Umgang mit PC, digitalen Tools und MS Office
• ausgeprägte Organisationsstärke, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und klare Kommunikationsfähigkeit
• pragmatische, flexible und souveräne Arbeitsweise in einem offenen Umfeld mit vielen Kontakten, wechselnden Aufgaben und hoher Interaktion
• fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Begeisterung für die Mission von KIT nova und der Aufgabe eine Fläche von 4600m² zum Leben zu erwecken

Bewerben Sie sich bitte mit Ihrem Lebenslauf und einem kurzen Video (ca. 2 Minuten), in dem Sie uns erzählen, was Sie motiviert und was Sie gerne in unser Team einbringen möchten. Das Video muss nicht aufwendig bearbeitet sein - Ihr Smartphone reicht völlig aus. Seien Sie einfach ganz Sie selbst. Laden Sie das Video anschließend auf eine Plattform Ihrer Wahl hoch (z. B. Dropbox, YouTube, Vimeo oder Google Drive) und fügen Sie den Link Ihrer Bewerbung bei.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit :
  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung - und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung :
  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten, Teilzeitmodelle und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit :
  Das Programm "KIT-Family +" unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung :
  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit :
  Unter dem Motto "Fit im KIT - mit Körper, Geist und Seele" fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
• Individuelle Zusatzleistungen :
  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

EingruppierungEG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Vertragsdauerbis zum 14.04.2029
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Dr. Moritz Mußgnug
[email protected]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Yvonne Gemeinder
Personalservice (PSE)
[email protected]
+49 721 608-25011

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 26.06.2026
Ausschreibungsnummer: 224/2026