Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus - ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Ihre Aufgaben:

• Führung und Organisation der Lehrstuhlsekretariate (inkl. Personalangelegenheiten, Terminorganisation und Korrespondenz, Beschaffung von Geschäftsbedarf, Wareneingangs- und Rechnungsprüfung)
• Führung und Verwaltung der Haushaltsmittel einschließlich der Drittmittelkonten der Lehrstühle
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Prüfungsangelegenheiten der Lehrstühle
• Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, Seminaren und Tagungen
• Layoutgestaltung für Präsentationen und Publikationen, grafische und inhaltliche Gestaltung der Internetseite des Lehrstuhls
• Erteilung von Auskünften an Studierende sowie Studierendenbetreuung
• Schreibarbeiten nach Vorgabe in deutscher und englischer Sprache (Gutachten, Manuskripte, etc.)

Ihr Profil:

• vorzugsweise eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltenden oder organisatorischen Bereich
• Vertrautheit mit den gängigen Sekretariatstätigkeiten
• Berufserfahrung in der Führung eines Sekretariats ist wünschenswert
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sichere Kenntnisse von deutscher Orthographie und Grammatik
• gute Kenntnisse der englischen Sprache
• sehr gute Kenntnisse in der Anwendung gängiger Office-Programme (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Kenntnisse in der Anwendung von Grafik- und Bildbearbeitungsprogrammen sind von Vorteil
• Organisationstalent, Selbstständigkeit, Eigeninitiative und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themengebiete und zur Unterstützung der Teams in organisatorischen Aufgaben