Associate Operations & Automation (m/w/d)

Deine Rolle

Vogel baut die führende Beratungsplattform für den deutschen Mittelstand auf - durch Konsolidierung eines fragmentierten Marktes und die gleichzeitige Transformation der zugrundeliegenden Strukturen. Mehrere Tausend mittelständische Unternehmen vertrauen uns. Im Operations-&-Automation-Track entstehen die Werkzeuge, die unsere Berater täglich nutzen - Orchestrierungsschicht, Workflow-Automatisierungen, KI-Tooling-Bausteine, interne Dashboards. Wer hier arbeitet, baut die Hebel, mit denen Vogel bei 100+ Mio. EUR Umsatz mit 50 statt 500 Operations-Mitarbeitern auskommt.

Du hast deinen Master abgeschlossen oder bringst bestenfalls ein bis zwei Jahre Berufserfahrung aus Operations-Consulting, einem Tech-Scaleup mit Tooling-Schwerpunkt oder einem ambitionierten Praktikum mit Process-/Tooling-Bezug mit. Du hast eigene Hands-on-Erfahrung mit Automation-Tools (Make, n8n, Zapier, Webhooks, Claude-Workflows) - nicht nur theoretisch, sondern in echten Setups, die produktiv liefen. Du wechselst, weil die nächste Werkstudent- oder Junior-Verlängerung kein eigenes Konto bringen würde und der Sprung in echte Ownership reizt.

Du arbeitest direkt unter dem Manager Operations & Automation an den Tooling- und Automation-Workstreams der Gruppe - Stack-Konfiguration, Automation-Bausteine, KI-Tooling-Anbindung, interne Dashboards für Berater und Operations-Manager. Die natürliche Entwicklung führt nach 12 bis 24 Monaten in die Manager-Rolle Operations & Automation oder einen Wechsel in den Implementation-Track.

Deine Verantwortung

Tooling-Stack und Notion-Architektur

• Pflege und entwickle den Notion-Stack der Gruppe - Datenbanken, Templates, Automatisierungen, Berechtigungen - als Orchestrierungsschicht zwischen Beratern, Operations und Geschäftsführung.
• Halte die Tool-Hygiene hoch: saubere Berechtigungen, dokumentierte Datenflüsse, klare Ownership-Strukturen - sodass das System auch bei wachsender Nutzung sauber bleibt.
• Konfiguriere und pflege die operativen Tools der Gruppe - Auswahl, Integration, Rollout - in enger Abstimmung mit Manager Operations & Automation.

Automation-Hands-on und KI-Tooling

• Setze Automatisierungen selbst um - n8n, Make, Notion-Automations, Claude-Workflows - und übergib komplexere Bausteine an die Engineering-Schicht.
• Identifiziere repetitive Workflows in der operativen Mandantenarbeit, interviewe erfahrene Mitarbeiter im Tagesgeschäft, identifiziere Automatisierungspotenziale und setze sie um - Belegerfassung, wiederkehrende Buchungslogiken, Bescheinigungserstellung.
• Baue interne Dashboards und KI-Bausteine, die Beratern und Operations-Manager im Tagesgeschäft Hebel geben.

Beitrag zur Prozess-Architektur

• Dokumentiere die operativen Kernprozesse, an denen du arbeitest - sauber, lesbar, mit klaren Verantwortlichkeiten - sodass das System nicht nur in deinem Kopf besteht.
• Sammle Erkenntnisse aus dem Tooling-Alltag systematisch zurück in die Prozess-Architektur, die der Manager Operations & Automation verantwortet.
• Übernimm operative Sondervorhaben, die zwischen den Standorten liegen und Tooling-Detailarbeit erfordern.

Deine Perspektiven

Was du nach 6 Monaten geliefert hast:

• Du hast den Notion-Stack der Gruppe substantiell weiterentwickelt - saubere Berechtigungen, dokumentierte Datenflüsse, mindestens drei produktive Automatisierungs-Bausteine.
• Du beherrschst die Vogel-Tooling-Umgebung sicher und nutzt KI-Werkzeuge in deiner täglichen Arbeit.
• Du hast erste eigene Workflows produktiv geschickt, die heute Stunden am Tag sparen.

Was du nach 12 Monaten geliefert hast:

• Du trägst eine eigene Verantwortungslinie im Tooling-Stack - Manager O&A ist nur Eskalations-Endpunkt für strategische Architektur-Entscheidungen.
• Du hast mindestens fünf produktiv laufende Workflows mit messbarer Stunden-Ersparnis pro Mandantenbeziehung.
• Du arbeitest sichtbar mit Beratern und der operativen Mannschaft an der Verbesserung ihrer täglichen Werkzeuge.

Was du nach 24 Monaten geliefert hast:

• Du bist Eskalations-Endpunkt für Tooling-Themen über alle Standorte hinweg.
• Du übernimmst erste fachliche Sparring-Aufgaben für jüngere Tooling-Profile.
• Du bist konkreter Kandidat für die Manager-Rolle Operations & Automation oder einen Wechsel in den Implementation-Track.

Wohin sich die Stelle entwickelt:

Der nächste Schritt ist Manager Operations & Automation (volle Verantwortung für Prozess-Architektur, Tooling-Stack und Team-Aufbau) oder ein Wechsel in den Implementation-Track (Standort-Aufbau, M&A-Integration). Entlang unseres Career Frameworks.

Das bringst du mit

Erfahrung & Track Record

• Du hast bestenfalls ein bis zwei Jahre Berufserfahrung aus Operations-Consulting, Tech-Scaleup mit Tooling-Schwerpunkt oder einer mittelstandsnahen Operating-Rolle - oder einen frisch abgeschlossenen starken Master mit substantiellen Tooling-Praktika.
• Du hast einen starken Studienabschluss in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem verwandten Fach - oder einen ebenso starken autodidaktischen Track Record.
• Du hast außerhalb des Lehrplans eigene Tooling-Spuren - n8n-/Make-/Zapier-Workflows, Notion-Setups für Vereine oder studentische Organisationen, Claude-Automations, eigene SaaS-Side-Projects.
• Profile, die nicht in das obige Raster passen, aber substanzielle Tooling-Tiefe mitbringen, sind ausdrücklich eingeladen - wir bewerten am Beitrag, nicht am Etikett. Konkret: Wirtschaftsinformatiker mit Process-Schwerpunkt; Vereins-Treasurer mit eigener Notion-Implementierung; ehemaliger Founder einer kleineren Tooling-Boutique im Berufseinstieg.

Skills & Arbeitsweise

• Du beherrschst n8n, Make, Zapier oder vergleichbare No-/Low-Code-Tools auf einem Niveau, das über Demo-Templates hinausgeht - du baust eigene Logik, debuggst Edge Cases, hältst Setups sauber.
• Du arbeitest mit KI als selbstverständlichem Werkzeug - Claude Code, Cursor, agentic Workflows - und nutzt sie als Multiplikator deiner Output-Frequenz.
• Du beherrschst Notion auf einem Niveau, das über Datenbanken-Anlegen hinausgeht - Formeln, Relations, Synced Blocks, Automations.
• Du arbeitest analytisch und strukturiert - wenn du einen Prozess siehst, zerlegst du ihn in seine Bestandteile und baust eine technische Lösung am richtigen Hebel.
• Du kommunizierst so, dass Beraterinnen und Berater dir vertrauen - du veränderst die Werkzeuge von Menschen, die ihren Job seit Jahren machen.

Mindset & Persönlichkeit

• Du hast Detailfreude - eine schlecht konfigurierte Automation oder ein schiefer Notion-Datenbankaufbau stört dich, bis er behoben ist.
• Du verstehst Tooling als Hebel, nicht als Selbstzweck - der Mehrwert entsteht, wenn ein Berater morgens spürt, dass etwas leichter läuft.
• Du bringst die Demut mit, von Praktikern zu lernen - die Steuerberaterin mit 20 Jahren Erfahrung weiß Dinge über ihren Workflow, die in keinem Tool-Setup stehen.
• Du hast den Anspruch, in allem, was du ablieferst, den höchsten Standard zu setzen - nicht weil jemand es kontrolliert, sondern weil mittelmäßiges Tooling dich persönlich stört.

Was du bei uns nicht finden wirst

• Keine reine Engineering-Rolle. Du baust Tooling-Bausteine, keine Plattform - Plattform-Engineering liegt bei den Engineers.
• Kein Trainee-Programm mit Karriere-Sprungbrett-Logik. Aufstieg gibt es bei nachweislicher Output-Qualität, nicht nach Dienstjahr.
• Keinen PhD-Themen-Spielplatz. Du baust Tooling, das in den nächsten zwölf Monaten Mandatsarbeit tragen muss - nicht Konzepte, die intellektuell schön, aber operativ folgenlos sind.
• Keine Partnergesellschaft mit konkurrierenden Eigeninteressen. Wir sind ein Unternehmen mit One-Firm-Logik - eine Marke, eine Kultur, eine Hiring-Bar.

FAQs - Project Arrakis

Wie sind die Gehaltsranges zu verstehen?

Bewusst breit. Wir differenzieren nach Track Record und Marktwert, nicht nach Abschluss. Knappere und gefragtere Profile liegen am oberen Ende, weniger knappe und im Markt weniger gefragte Profile am unteren Ende. Bei der Kalibrierung schauen wir ausschließlich auf den Markt - Menschen mit ähnlicher Berufserfahrung können bei uns sehr unterschiedliche Gehälter haben. Mehr zur Logik im Detail sowie unseren Blick auf den Markt findest du hier.

Wie viel wird bei Arrakis gearbeitet?

60 Stunden pro Woche sind unsere Linie - als Mindesterwartung für die Aufbau-Generation. Bei weniger fehlt die Übung. Wie im Sport: ohne Trainingsvolumen kein Niveau. Mehr ist möglich, wenn du dabei produktiv bleibst.

Wie du deine Stunden verteilst, ist deine Sache. Was alle gemeinsam haben: Montag bis Freitag, 10:00-20:00 Uhr, Präsenz im Münchner Office. Das ist die Zeit für synchrone Arbeit - Sparring, Entscheidungen, spontane Rückfragen. Den Rest gestaltest du nach deinem Rhythmus.

Was wir nicht haben: Anwesenheitspflicht bis 22 Uhr, um jemanden zu beeindrucken. Was wir haben: ein Team, das aus eigenem Antrieb intensiv arbeitet, weil die Aufgaben es wert sind.

Mehr dazu, wie wir über Leistung und Input denken.

Wie ist die variable Vergütung zu verstehen?

Quartalsweise an Leistung gekoppelt, qualitativ bewertet. Die Skala steigt mit dem Level: bis 20 % Associate, 27,5 % Manager, 35 % Senior Manager, 42,5 % Director, 50 % VP. Erwartungswert bei guter Leistung - du erfüllst die Anforderungen, setzt eigene Akzente, bestehst den Keeper Test - liegt bei rund 50 % des Maximums. Maximalbonus ist nicht der Normalfall.

Im Fokus steht eine ganzheitliche Beurteilung durch deine Führungskraft, die den Kontext deiner Arbeit kennt: Ownership, Qualität, Lernkurve, Zusammenarbeit, Impact.

Mehr dazu, wie wir über Vergütung und Boni denken.

Foundation Phantom Shares. Wenn du Manager oder höher einsteigst und zur Foundation-Generation gehörst (erste 20 Senior-Hires bis 30. Juni 2028), wird die Variable nach Probezeit aufgesplittet: 50 % als Cash-Bonus, 100 % der vollen Variable als VSOP zum aktuellen Bewertungsstand der Vogel-Holding. Vesting 4 Jahre, monatlich, 1-Jahr-Cliff. Buyback-Recht ab Jahr 4. Wer die Plattform mit aufbaut, soll am Wertaufbau überproportional beteiligt sein. Hier findest du die Mechanik im Detail.

Wie sieht der Bewerbungsprozess aus?

• Phase 0 - Pre-Screen-Aufgabe. Endprodukt-Artefakt, 60-90 Minuten Aufwand.
• Phase 1 - Erstinterview. 45 Minuten, Person, Cognition, Motivation. Im Anschluss eine Case-Study-Aufgabe.
• Phase 2 - Zweitinterview fachlich. 75 Minuten mit Hiring Manager und CEO Office. Im Anschluss ein Essay-Prompt (~120 Minuten Aufwand).
• Phase 3 - Hospitations-Halbtag in München. Vier Stunden vor Ort, Team-Einblick, gemeinsames Mittagessen mit Moritz. (Erst ab Eröffnung des Münchner Office in Q4 2026. Davor: Abendessen mit Moritz).

Nach Phase 3 melden wir uns innerhalb weniger Tage mit einer klaren Entscheidung - inklusive detailliertem Feedback, unabhängig vom Ausgang.

Unser Bewerbungsprozess im Detail.

Wie sind die sonstigen Rahmenbedingungen?

Arbeitsort. Office First in München. Q4 2026 Shared Office, danach voraussichtlich eigene Räume. Warum wir auf Präsenz setzen.

Benefits. Wir legen sie gemeinsam als Team fest - nicht top-down nach Katalog. Was feststeht: attraktiv und durchdacht, nicht symbolisch.

Team & Kultur. Tägliches gemeinsames Mittag- und Abendessen im Office. Regelmäßige Social Events und Offsites - nicht als Pflichtprogramm, sondern weil ein Team, das gemeinsam an ambitionierten Zielen arbeitet, auch abseits der Arbeit Zeit zusammen verbringt.

Urlaub. 28 Tage. Erreichbarkeit nach Absprache.

Ist auch ein Berufseinstieg möglich?

Ja. Wir suchen in allen Bereichen talentierte Menschen - auch direkt zum Berufseinstieg auf Associate-Ebene. Je nach Profil und Marktwert liegt das Einstiegsgehalt zwischen Praktikumsniveau und dem ausgeschriebenen Band. Foundation Phantom Shares greifen erst ab Manager-Ebene - Associates rücken bei Aufstieg innerhalb der Foundation-Phase nach.

Was wenn ich jemanden kenne?

Schreib uns. Wir zahlen 2.500 EUR Empfehlungsbonus für jede erfolgreich besetzte Stelle (keine Praktika). Kurzer Kontext reicht: an wen du denkst, für welche Rolle, und warum. Die Empfehlung muss nicht perfekt sitzen, aber substanziell sein - wir folgen jeder ernsthaften Spur.