Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)

Die IRS Group

Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das "Wir" - mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).

Deine Aufgaben

Deine Rolle bei uns

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

• Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
• Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
• Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung - keine Rechtsberatung)
• Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
• Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
• Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
• Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
• Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
• Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
• Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support

Dein Profil •

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als
  • Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
  • Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
  • oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
• Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
• Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
• Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
• Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise

Was wir bieten

• Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
• Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI-gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
• Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
• Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
• Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
• Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
• Corporate Benefits - bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
• Company Bike

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IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg