Office Administrator

Der Office Administrator ist das Ruckgrat des Office Managers im Buro und ermoglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Sie sorgen fur reibungslose Buroablaufe, kummern sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege und Telefon- und Empfangsdienste. Sie unterstutzen und arbeiten dem Office Manager zu, und ubernehmen dabei feste zugewiesene Aufgaben in der Buroverwaltung und unterstutzen das Projektmanagement Team bei administrativen Aufgaben, sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei tragen Sie mageblich zu einer effizienten Teamorientierten Arbeitsumgebung bei

n Abgeschlossene kaufmannische Berufsausbildung (von Vorteil)

n Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

n Sie haben erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle

n Sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Burokommunikationstechnik

n Sind ein Organisationstalent und uben sich Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise

n Haben eine gute Kommunikationsfahigkeit und ein professionelles Auftreten

n Sind zuverlassig, teamfahig und flexibel

#LI-DS1

• Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung Originaler Unterlagen

  (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln

• Posteingang/ Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email)

• Telefonzentrale

• Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)

• Prufen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen

• Verwalten und organisieren von Burobedarf / Getranke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel

• Unterstutzung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren

• Unterstutzung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung

• Hardware/ IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben

• Hardware/ IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe

• Externe Software Tools in Verwaltung fur die allgemeine Anwendung bei Hill

• Installation Neuer- und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren

• Unterstutzung bei Bedarf Buroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Dusseldorf

• Unterstutzung der International angelegten Buchhaltung

  • Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr

    Ggf. Ubersetzungshilfe

  • Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prufen und Genehmigung einholen

  • Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prufen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen

  • Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen

  • Prufung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien

  • Teilweise Prufung von Zeitnachweisen