Office Administrator

Wir sind das weltweit fuhrende Unternehmen fur Sporttechnologie - an der Schnittstelle von Sport, Medien und Wetten. Mehr als 1.700 Sportverbande, Medienunternehmen, Wettanbieter und Verbraucherplattformen in 120 Landern verlassen sich auf unser Know-how und unsere Technologie, um ihr Geschaft voranzutreiben.

Als Office Administrator in Munchen bist du fur die ganzheitliche Organisation und Koordination aller administrativen Aufgaben im Buro verantwortlich. Dazu gehoren insbesondere lokale administrative Tatigkeiten, das Facility Management sowie Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz (Health & Safety).

Du arbeitest eng mit dem Local People Advisor (HR) und dem Office Lead zusammen und stellst sicher, dass alle Services und Manahmen effizient und reibungslos umgesetzt werden, um die Ziele und Anforderungen der Organisation bestmoglich zu unterstutzen.

Deine Aufgaben:

People-Partnering-Modell: Sicherstellung einer engen und effektiven Zusammenarbeit mit den People Advisors deutschlandweit, den Centres of Excellence (CoEs) sowie PeopleOperations.
Unterstutzung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen und aktives Mitwirken an Veranderungen innerhalb der People-Organisation.

Office Administration und Anwesenheitsmanagement:

Verantwortung fur allgemeine organisatorische, administrative und unterstutzende Burotatigkeiten, einschlielich gelegentlicher Empfangsaufgaben.
Betreuung des lokalen Anwesenheitsmanagements im Zeiterfassungssystem, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie weiteren Abwesenheitsantragen, bei denen der lokale People Advisor als Eskalationsstelle fungiert.
Organisation von Post- und Paketsendungen. Prufung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Unterstutzung bei Payroll-Themen, wenn erforderlich.

Lokale Mitarbeitenden-Engagement-Aktivitaten:

Unterstutzung bei der Organisation und Durchfuhrung verschiedener Mitarbeiterevents.
Vorbereitung, Koordination und Betreuung interner und externer Meetings im Buro.

Facility- und Dienstleistermanagement:

Steuerung und Betreuung aller lokalen Dienstleister am Standort Munchen, einschlielich Vereinbarungen zu Service Levels (SLAs), Leistungsumfang sowie regelmaiger Abstimmung.
Verwaltung von Lagerflachen und Sicherstellung einer transparenten Inventarubersicht.
Unterstutzung ergonomischer Manahmen sowie Organisation der Buroausstattung wie Schreibtische und Stuhle.
Verantwortung fur physische Sicherheitsmanahmen, insbesondere die lokale Umsetzung und Verwaltung von Zutrittskontrollrichtlinien.

Compliance, Risikomanagement sowie Health & Safety:

Sicherstellen der Einhaltung geltender arbeitsrechtlicher Vorgaben auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und Risk, um die Qualitat und Sicherheit von Mitarbeiterdaten zu gewahrleisten und notwendige Schulungen umzusetzen.
Verantwortung fur die Einhaltung der Anforderungen im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Benefits Administration:

Koordination und Betreuung der betrieblichen Zusatzleistungen fur Mitarbeitende, darunter Krankenversicherungen, Altersvorsorgeprogramme und weitere Benefits.
Enge Abstimmung mit externen Benefit-Anbietern, Maklern sowie dem People Operations Team.

DEIN PROFIL:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Management oder Office Management.
• Starke Kundenorientierung sowie sehr gute Kommunikations-, zwischenmenschliche und Problemlosungsfahigkeiten.
• Nachgewiesene Fahigkeit, mehrere Prioritaten gleichzeitig zu managen und Ergebnisse in einem dynamischen, schnelllebigen Arbeitsumfeld zu liefern.
• Sehr gute Kenntnisse in HRIS-Systemen, Microsoft Office Anwendungen sowie weiteren relevanten Anwendungen im HR- und Finanzbereich.
• Flieende Deutsch- und Englischkenntnisse.

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