Assistenz (m/w/d) in der Geschäftsstelle des Zentrums für Lehrkräftebildung

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus - ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführenden Beauftragten (GB) sowie des Geschäftsführenden Leiters
• Planung, Vorbereitung, Organisation und teilweise Mitwirkung an Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen des ZfL
• Verwaltung der Haushaltsmittel, Kontenkontrolle und regelmäßige Abstimmung des Budgets mit den zuständigen Stellen
• Mitwirkung bei Abordnungsverfahren zwecks Erbringung von fachdidaktischer Lehre an der JGU
• allgemeine Sekretariatsarbeiten (z.B. Postbearbeitung, Schriftverkehr, Terminkoordination, Beschaffung)
• Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit des ZfL
• Beratung von Studierenden und Schulen, insbesondere zu organisatorischen und formalen Vorgaben für die schulischen Praktika

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung oder Studium, idealerweise in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich, oder gleichwertige Berufserfahrung (Nachweise bzw. Arbeitszeugnisse erforderlich)
• sehr gute Kenntnisse
  • der universitätsinternen Abläufe, Strukturen und Zuständigkeiten
  • der für die Lehramtsausbildung an der JGU sowie das ZfL maßgeblichen rechtlichen Verordnungen und Vorgaben oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
  • der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook) sowie der Serienbrieferstellung
• Bereitschaft, sich neue Softwarekenntnisse anzugeignen (z.B. WordPress) und idealerweise erste Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Homepages
• Kenntnisse der haushaltsrechtlichen Vorgaben und Bewirtschaftungsvorschriften
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mind. C1-Niveau)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift sind wünschenswert
• Kenntnisse im Umgang mit dem Programm MACH sind von Vorteil
• gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Formulierungsgeschick
• Organisationskompetenz, Teamfähigkeit und ausgeprägte Service- wie Kundenorientierung
• sehr gute Umgangsformen, freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
• Eigeninitiative, sowie eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise