Office Manager (m/w/d)

Die Software & Support Media Group mit Stammsitz in Frankfurt am Main ist einer der führenden Anbieter von Wissensvermittlung und Fortbildung im Software- und Technologiebereich in Europa. Zum Produktportfolio gehören zahlreiche Konferenzen, Trainingsevents und Seminare für die wir seit vielen Jahren auf dem Markt bekannt sind. Unsere software-basierte Wissens-Plattform entwickler.de / devm.io , welche Software-Professionals unbegrenztes und wegweisendes Software Know-how in Form von interaktiven Online-Workshops, zehntausender Expertenbeiträge, Infografiken, Themen-Deep-Dives und vielem mehr an die Hand gibt sowie der stetig steigende Bedarf nach Fortbildung in unserer Zielgruppe ist daher die logische Fortsetzung unserer Strategie: Unsere Mission ist es, Unternehmen weltweit dabei zu unterstützen, die technologischen Herausforderungen einer immer komplexer werdenden digitalisierten Welt zu meistern.

In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion im Office Management und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und unterstützt die Geschäftsführung sowie Fachabteilungen bei administrativen und organisatorischen Themen.
Neben HR-nahen Aufgaben wie Onboarding, Pflege von Personalstammdaten und vorbereitender Lohnbuchhaltung wirkst du auch an Finance-Themen wie Reisekostenabrechnungen mit. Darüber hinaus organisierst du Meetings, Events und Workshops und gestaltest aktiv eine positive Office- und Unternehmenskultur.

Deine Aufgaben

Office Management & Administration

• Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
• Verwaltung von Bürobedarf und externen Dienstleistern
• Koordination von Terminen, Meetings und Räumen
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten und internen Ablagen

Koordination & interne Schnittstelle

• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Partner
• Unterstützung der Geschäftsführung und Fachabteilungen bei administrativen Themen
• Koordination und Unterstützung der internen Kommunikation

HR-nahe Aufgaben

• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Verwaltung von Abwesenheiten, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Pflege von Personalstammdaten
• Unterstützung bei internen Schulungen und HR-Prozessen

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

• Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Steuerberater
• Pflege lohnrelevanter Daten (z. B. Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Änderungen)
• Prüfung von Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei lohnbezogenen Rückfragen

Finance-nahe Aufgaben

• Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen
• Vorbereitung von Unterlagen für Buchhaltung und Controlling

Event- & Kulturthemen

• Organisation von Team-Events, internen Meetings und Workshops
• Aktive Mitgestaltung einer positiven Office- und Unternehmenskultur

Was bieten wir dir?

• Modernes Arbeitsklima
• Kollegiales, internationales und motiviertes Team mit flachen Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten möglich
• Helle Räumlichkeiten mit Küche, wöchentlich frischem Obst und einer Getränke-Flat
• Steuerbegünstigte Verpflegung in Form von Sodexo Essensgutscheinen
• Arbeitgeber-Zuschuss zu deinem JobRad
• Sehr gute Anbindung zum ÖPNV
• Mitarbeiterevents
• Betriebliche Altersvorsorge

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, idealerweise mit HR- oder Buchhaltungsbezug
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Englischkenntnisse
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
• Grundkenntnisse in vorbereitender Lohnbuchhaltung von Vorteil