Office Manager (f/m/x)

CEPRES ist die fuhrende digitale Investitionsplattform fur private Kapitalmarkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unsern Plattformlosungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit groten Netzwerk fur private Investitionen bietet. Die CEPRES GmbH / Corp hat ihren Hauptsitz in Munchen und New York sowie weitere Niederlassungen in Denver, Heidelberg und an mehreren Standorten im Nahen Osten. Unser Team besteht auf uber 20 Nationalitaten weltweit. Wir schatzen kluge und innovative Teamplayer, die effektiv im Team arbeiten und global agieren. In dieser Rolle werden Sie: Empfang & Kommunikation Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings Buroorganisation & Verwaltung Bestellung und Verwaltung von Buromaterial, Verbrauchsgutern und Getranken Fuhrung von Bestands- und Inventarlisten (Buromaterial, Ausstattung) Verwaltung von Postfachern, Schliefachern und Schlusseln Unterstutzung der Geschaftsfuhrung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Eventorganisation Planung und Durchfuhrung von internen Firmenevents - Teamevents, Feiern, Kick-offs Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern fur Veranstaltungen Organisation von Meetingraumen inkl. Technik und Verpflegung Unterstutzung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops Facility Management & Raumlichkeiten Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Burobereiche Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen Durchfuhrung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmanahmen Schnittstelle zum Vermieter - Meldung von Mangeln, Abstimmung bei baulichen Manahmen Verwaltung von Mietvertragen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften IT-Ausstattung & Onboarding neuer Mitarbeitender Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment fur neue Mitarbeitende - Laptop, Monitor, Headset, Zubehor in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister Durchfuhrung der IT-Ersteinweisung - Zugange, Tools, Netzwerk, Drucker Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rucknahme von Geraten Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten Erster Ansprechpartner fur allgemeine IT-Fragen im Buroalltag Requirements Abgeschlossene kaufmannische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ahnlichen Funktion - Office Management, Assistenz, Facility Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) Grundkenntnisse in gangiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS) Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister Ausgepragte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten Hohe Eigeninitiative und selbststandige, strukturierte Arbeitsweise Organisationstalent und die Fahigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen Diskretion und Zuverlassigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen Kommunikationsstarke in Deutsch und Englisch (mundlich und schriftlich) Hands-on-Mentalitat - anpacken, wenn es notig ist Benefits Karriereweg: Werden Sie Teileiner der derzeit gefragtesten und spannendsten Branchen der Finanzwelt. Bei uns erwarten Sie beispiellose Moglichkeiten fur berufliches Wachstum und Aufstieg, regelmaiges Feedback sowie die enge Begleitung durch ein internationales Team. Schreiben Sie die einzigartige Erfolgsgeschichte mit und ubernehmen eine spannende, herausfordernde Rolle in einem dynamischen, globalen Umfeld. Eine Kultur, die den Erfolg vorantreibt: Unser Handeln wird von Grundwerten geleitet, die Unternehmergeist fordern, Ergebnisse vorantreiben und Eigenverantwortung starken. In unserem Unternehmen stehen Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstutzung im Mittelpunkt. Transparenz bei den Unternehmenszielen stellt sicher, dass Sie immer Teil des Gesamtbildes sind. Engagement fur unsere Mitarbeiter: Unser Team liegt uns sehr am Herzen. Wir bieten hervorragende Benefits und Moglichkeiten, sich in einem vielfaltigen, inklusiven und internationalen Arbeitsumfeld zu entfalten. Vergutung: ein attraktives Paket, das Ihre Fahigkeiten, Ihren Beitrag und Ihr Wachstumspotenzial widerspiegelt.