Office Manager (f/m/x)

Job Description
CEPRES ist die führende digitale Investitionsplattform für private Kapitalmärkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unsern Plattformlösungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit größten Netzwerk für private Investitionen bietet.

Die CEPRES GmbH / Corp hat ihren Hauptsitz in München und New York sowie weitere Niederlassungen in Denver, Heidelberg und an mehreren Standorten im Nahen Osten. Unser Team besteht auf über 20 Nationalitäten weltweit. Wir schätzen kluge und innovative Teamplayer, die effektiv im Team arbeiten und global agieren.

In dieser Rolle werden Sie:

Empfang & Kommunikation

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten
• Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen
• Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings

Büroorganisation & Verwaltung

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern und Getränken
• Führung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial, Ausstattung)
• Verwaltung von Postfächern, Schließfächern und Schlüsseln
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Eventorganisation

• Planung und Durchführung von internen Firmenevents - Teamevents, Feiern, Kick-offs
• Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern für Veranstaltungen
• Organisation von Meetingräumen inkl. Technik und Verpflegung
• Unterstützung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops

Facility Management & Räumlichkeiten

• Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
• Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen
• Durchführung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
• Schnittstelle zum Vermieter - Meldung von Mängeln, Abstimmung bei baulichen Maßnahmen
• Verwaltung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen
• Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung
• Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften

IT-Ausstattung & Onboarding neuer Mitarbeitender

• Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment für neue Mitarbeitende - Laptop, Monitor, Headset, Zubehör in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
• Durchführung der IT-Ersteinweisung - Zugänge, Tools, Netzwerk, Drucker
• Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen
• Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rücknahme von Geräten
• Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten
• Erster Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen im Büroalltag

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion - Office Management, Assistenz, Facility
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Grundkenntnisse in gängiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS)
• Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
• Hohe Eigeninitiative und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
• Hands-on-Mentalität - anpacken, wenn es nötig ist

Benefits

• Karriereweg: Werden Sie Teileiner der derzeit gefragtesten und spannendsten Branchen der Finanzwelt. Bei uns erwarten Sie beispiellose Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Aufstieg, regelmäßiges Feedback sowie die enge Begleitungdurch ein internationales Team. Schreiben Sie die einzigartige Erfolgsgeschichte mit und übernehmen eine spannende, herausfordernde Rolle in einem dynamischen, globalen Umfeld.
• Eine Kultur, die den Erfolg vorantreibt: Unser Handeln wird von Grundwerten geleitet, die Unternehmergeist fördern, Ergebnisse vorantreiben und Eigenverantwortung stärken. In unserem Unternehmen stehen Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt. Transparenz bei den Unternehmenszielen stellt sicher, dass Sie immer Teil des Gesamtbildes sind.
• Engagement für unsere Mitarbeiter: Unser Team liegt uns sehr am Herzen. Wir bieten hervorragende Benefits und Möglichkeiten, sich in einem vielfältigen, inklusiven und internationalen Arbeitsumfeld zu entfalten.
• Vergütung: ein attraktives Paket, das Ihre Fähigkeiten, Ihren Beitrag und Ihr Wachstumspotenzial widerspiegelt.