Office Coordinator (m/w/x)

Entity: CSL Seqirus

Job Category: Facility & Administration

Job Family: Site Services

Job Type: Full Time
Location: München, Bavaria, Germany

Location: München, Bavaria, Germany

Employer Reference: R-282995

Job Description

Für unser CSL Seqirus Deutschland Office in München suchen wir ab sofort eine/n: :

Office Coordinator (m/w/x)

Die Position unterstützt das Tagesgeschäft am Standort durch die Koordination administrativer und operativer Aufgaben.

Als Koordinator (m/w/x) unterstützen Sie das Führungsteam sowie die Mitarbeitenden bei der Organisation von Prozessen, Besprechungen, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungen- stellen also einen reibungslosen Ablauf sicher.

Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, koordinieren relevante Informationen und unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit im Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem die Büroorganisation, die Koordination von Lieferanten sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Unternehmensrichtlinien.

Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise, proaktive Organisation und zuverlässige Unterstützung tragen Sie dazu bei, dass die Teams effizient arbeiten können.

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten:

Office Operations & Vendor Management

• Day-to-Day Operation des täglichen Bürobetriebs
• Pflege der Beziehungen zu externen Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern und Facility-Partnern
• Koordination von Bürodienstleistungen, Beschaffungsmaßnahmen, Instandhaltungsaufgaben und Initiativen zur Arbeitsplatzgestaltung
• Überwachung und Steuerung der Budgets/Ausgaben, PR/ POs, Tracking (Compliance-konform)

Leadership & Business Support Coordination

• Organisation komplexer Terminkalender, Geschäftsbesprechungen sowie Reisevorbereitungen
• Kommunikation mit Leadern & Teams im Hinblick auf Prioritäten und Fristen
• Follow Up zu Besprechungen, Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern
• Proaktive Unterstützung zur Umsetzung von Geschäftszielen

Business Process, Events & Employee Experience Coordination

• Planung und Begleitung von internen Besprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Workshops, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sowie Firmenveranstaltungen
• Unterstützung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsprozessen oder organisatorischen Abläufen
• Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeiter in Büroangelegenheiten mit viel Empathie und Förderung effektiver, funktionsübergreifender Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen

Qualifikationen und Berufserfahrung:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikationswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Büromanagement, Führungsunterstützung, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion in einem Unternehmensumfeld.
• Ausgeprägte organisatorische und projektkoordinierende Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Termine gleichzeitig zu bewältigen.
• Hervorragende Fähigkeiten im Stakeholder-Management und im zwischenmenschlichen Umgang, verbunden mit der Fähigkeit, effektiv mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Partnern auf allen Ebenen zu interagieren.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen mit einem hohen Maß an Diskretion und Professionalität zu behandeln.
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit ausgeprägten Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in SAP, Concur und Workday.
• Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Reisevorbereitungen und Lieferantenbeziehungen
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Sorgfalt und Durchsetzungsstärke bei gleichzeitiger Beibehaltung einer kundenorientierten Herangehensweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich in einem schnelllebigen und sich wandelnden Umfeld effektiv anzupassen.
• Kenntnisse über Unternehmensrichtlinien, Compliance-Anforderungen und bewährte Verfahren in der Verwaltung sind von Vorteil.

About CSL Seqirus

CSL Seqirus is part of CSL. As one of the largest influenza vaccine providers in the world, CSL Seqirus is a major contributor to the prevention of influenza globally and a transcontinental partner in pandemic preparedness. With state-of-the-art production facilities in the U.S., the U.K. and Australia, CSL Seqirus utilizes egg, cell and adjuvant technologies to offer a broad portfolio of differentiated influenza vaccines in more than 20 countries around the world.

To learn more about CSL, CSL Behring, CSL Seqirus and CSL Vifor visit https://www.csl.com/ and CSL Plasma at https://www.cslplasma.com/.

Our Benefits

For more information on CSL benefits visit How CSL Supports Your Well-being | CSL.

You Belong at CSL

At CSL, Inclusion and Belonging is at the core of our mission and who we are. It fuels our innovation day in and day out. By celebrating our differences and creating a culture of curiosity and empathy, we are able to better understand and connect with our patients and donors, foster strong relationships with our stakeholders, and sustain a diverse workforce that will move our company and industry into the future.

To learn more about inclusion and belonging visit https://www.csl.com/careers/inclusion-and-belonging

Equal Opportunity Employer

CSL is an Equal Opportunity Employer. If you are an individual with a disability and need a reasonable accommodation for any part of the application process, please visit https://www.csl.com/accessibility-statement.