Document Manager

Wir suchen schnellstmoglich einen Document Manager (m/w/d) im Raum Munchen. Dieser verantwortet die Konzeption, Implementierung und operative Steuerung des Dokumentenmanagements fur ein komplexes Bau- und Engineering-Projekt. Ziel ist die Sicherstellung einer revisionssicheren, termingerechten und qualitatsgerechten Dokumentation aller Projektunterlagen sowie der Ubergabedokumentation an den Auftraggeber.

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Ingenieurwesen, Projektmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjahrige Erfahrung im Dokumentenmanagement von Bau-, Anlagenbau-, Infrastruktur- oder EPC-Projekten
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Planungsburos, Generalunternehmern und Engineering-Teams
• Kenntnisse von Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint, Egnyte, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud oder vergleichbaren Losungen
• Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von Document Management Plans (DMP)
• Kenntnisse von Dokumenten-Lifecycle-, Pruf- und Freigabeprozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Reporting-Tools

Personliche Kompetenzen

• Strukturierte und selbststandige Arbeitsweise
• Ausgepragte Organisations- und Kommunikationsfahigkeiten
• Durchsetzungsvermogen gegenuber internen und externen Stakeholdern
• Hohe Detailgenauigkeit und Qualitatsorientierung
• Analytisches Denken und Prozessverstandnis
• Teamfahigkeit in internationalen Projektumgebungen

Ideales Kandidatenprofil

• 5-10 Jahre Erfahrung als Document Controller oder Document Manager in Groprojekten
• Erfahrung in Pharma-, Industrie-, Energie- oder Infrastrukturprojekten
• Kenntnisse im Aufbau digitaler Dokumentenmanagementprozesse
• Erfahrung mit Baustellenorganisation und Site-Engineering-Prozessen
• Fahigkeit, Dokumentationsanforderungen vertraglich und technisch zu interpretieren und in praktikable Prozesse umzusetzen

#LI-DS1

As-Built-Dokumentationsmanagement

• Entwicklung und Pflege der projektweiten As-Built-Dokumentationsstrategie.
• Koordination der Sammlung von As-Built-Dokumentationen aus den Bereichen Engineering, Bauausfuhrung, Qualitatssicherung, Inbetriebnahme sowie von Lieferanten und Nachunternehmern.
• Steuerung und Koordination der dokumentationsbezogenen Aktivitaten des Generalplaners, um die Ubereinstimmung mit den Projekt-, Ubergabe- und Turnover-Anforderungen sicherzustellen.
• Uberwachung des Fortschritts, der Qualitat und der Vollstandigkeit der As-Built-Dokumentation wahrend des gesamten Projektlebenszyklus.
• Sicherstellung, dass alle As-Built-Dokumente gepruft, freigegeben und aktualisiert werden, sodass sie den tatsachlichen Endzustand der Anlage widerspiegeln.
• Organisation und Koordination von Dokumentenprufungen mit Projektbeteiligten, einschlielich Nachverfolgung von Kommentaren, Sicherstellung fristgerechter Ruckmeldungen sowie Einholung der erforderlichen Freigaben.
• Nachverfolgung von Dokumentenrevisionen sowie Sicherstellung von Konsistenz, Ruckverfolgbarkeit und Versionskontrolle aller Projektdokumente.
• Identifizierung von Lucken, fehlenden Informationen und uberfalligen Liefergegenstanden sowie aktive Nachverfolgung der erforderlichen Manahmen mit den verantwortlichen Parteien.
• Unterstutzung der Projektteams bei der Einhaltung vertraglicher, regulatorischer und kundenspezifischer Anforderungen an die As-Built-Dokumentation.
• Koordination der Erstellung, Zusammenstellung und Einreichung der finalen Ubergabedokumentation.
• Uberwachung des Ubergabestatus sowie des Fertigstellungsgrads der Dokumentation in Bezug auf Projektmeilensteine und Turnover-Termine.
• Zentraler Ansprechpartner fur alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektubergabe.
• Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prufergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplanen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
• Organisation und Moderation regelmaiger Statusmeetings, Dokumentenprufungen und Reviews zur Ubergabebereitschaft.
• Koordination der Aktivitaten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitatssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
• Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitaten oder Ubergabetermine gefahrden konnten.
• Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmaiger Statusupdates fur interne und externe Stakeholder.
• Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prufung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
• Forderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz uber alle am Dokumentations- und Ubergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.

Statuskommunikation und Stakeholder-Management

• Zentraler Ansprechpartner fur alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektubergabe.
• Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prufergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplanen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
• Organisation und Moderation regelmaiger Statusmeetings, Dokumentenprufungen und Reviews zur Ubergabebereitschaft.
• Koordination der Aktivitaten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitatssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
• Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitaten oder Ubergabetermine gefahrden konnten.
• Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmaiger Statusupdates fur interne und externe Stakeholder.
• Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prufung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
• Forderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz uber alle am Dokumentations- und Ubergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.